Jumat, 23 Maret 2012

Peranan Staf Dalam Organisasi

Telah dikemukakan bahwa dalam organisasi bentuk lini dan staf ada dua kelompok tenaga kerja. Kelompok pertama adalah mereka yang tugas utamanya bersifat menterjemahkan tugas pokok menjadi aktivitas, sedang di pihak lain terdapat mereka yang tugasnya melakukan kegiatan-kegiatan penunjang demi lancarnya roda organisasi dan mekanisme kerjasama yang harmonis, baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Kedua kelompok ini mempunyai peranan penting dalam merealisasi tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
Sepintas lalu kelihatan seolah-olah karyawan lini lebih penting karena tugas meraka yang utama melaksanakan aktivitas penting untuk merealisasi tujuan. Malah dianggap kadang-kadang bahwa tanpa karyawan staff tujuan dapat juga direalisasi. Pandangan ini terutama dalam organisasi modern kurang tepat, walaupun sifat aktivitas karyawan staff sebagai penunjang kegiatan yang dilakukan olah karyawan lini, akan tetapi peranan mereka dalam menciptakan efektivitas dan efisiensi sangat penting. Dengan bantuan karyawan staff organisasi dapat mendayagunakan resources yang dimiliki perusahaan secara optimum, karena mereka dapat melihat berbagai kemungkinan, pendidikan dan pengalaman mereka memungkinkan memilih kesempatan yang terbaik.
Pembahasan tentang pentingnya peranan staff dalam proses manajemen berarti tidak saja menbahas pentingnya kegiatan-kegiatan penunjang terlaksana dengan efisien dan ekonomis, akan tetapi juga membahas pentingnya paranan karyawan staff dalam membantu management members dalam mengambil keputusan.
Sering kurang disadari bahwa tugas utama dari seorang pemimpin adalah mengambil keputusan. Segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi sebaiknya adalah karena diputuskan demikian bukan karena secara kebetulan terjadi. Keputusan-koputusan yang diambil oleh berbagai eselon pemimpin dalam organisasi tentu mempunyai bobot yang berbeda-beda pula. Semakin tinggi kedudukan seseorang dalam organisasi maka semakin besar keputusan yang diambilnya meskipun sering bobot dari keputusan tersebut bersifat umum dan kualitatif. Top management dalam organisasi mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk mengambil keputusan yang bersifat menyeluruh dalam arti bahwa keputusannya akan mempunyai implikasi yang luas terhadap seluruh organisasi. Lower managementbiasanya membuat keputusan-keputusan yang terbatas kepada unit organisasi yang dipimpinnya. Dan sifat keputusannya lebih mudah diterjemahkan kepada bentuk yang bersifat kuantitatif.
Setiap keputusan yang diambil baik di tingkat top, middle maupun lowermanager seperti supervisor ada beberapa syarat yaitu sebagai berikut :
         Keputusan yang diambil harus mempermudah dan mempercepat pencapaian tujuan.
         Keputusan harus tepat dalam arti mampu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi oleh organisasi.
         Keputusan harus praktis, dalam arti dapat dilakukan sesuai dangan kekuatan-kekuatan yang dimiliki organisasi.
         Keputusan yang diambil harus rasional dalam pengertian dapat diterima oleh akal sehat dari para pelaksana.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa keputusan yang diambil belum tentu menyenangkan semua orang yang ikut serta dalam organisasi. Dapat dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan samua pihak tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Dapat dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan samua pihak belum tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah ditatapkan.
Tugas-tugas yang dapat diberikan kapada karyawan staff antara lain adalah sebagai berikut :
         Mengumpulkan data (fakta)
         Menginterpretasikan data (fakta)
         Mengusulkan alternatif tindakan
         Mendiskusikan rencana-rencana yang sedang dipikirkan dengan berbagai hak dan memperoleh kesepakatan mereka atau memperoleh alasan mengapa rencana tersebut ditolak.
         Mempersiapkan instruksi-instruksi tertulis dan dokumon-dokumen lainnya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan realisasi dari rencana yang telah ditetapkan.
         Mengamati kegiatan-kegiatan operasional dan kondisi-kondisi yang dihadapi untuk rnengadakan apakah instruksi-instruksi telah dijalankan dengan baik dan apakah instruksi tersebut menghambat atau mempelancar proses pencapaian tujuan.
         Mengusahakan pertukaran informasi antara para petugas-petugas oporasional mongenai pelaksanaan untuk meningkatkan kegiatan-kegiatan koordinasi.
         Meberikan infrmasi dan nasihat kepada petugas-petugas oporasional mengenai pelaksanaan tugas-tugas yang telah didelegasikan kepada mereka.

Dari peranan staff sebagaimana telah dikemukakan dapat diketahui bahwa staff adalah hal yang diinginkan apabila :
         Keterbatasan kemampuan pimpinan untuk melaksanakan tugas-tugas secara baik. Keterbatasan ini melingkupi ketarbatasan waktu, energi, pengetahuan, perhatian, pandangan dan sebagainya.
       Tugas-tugas yang harus dijalankan belum dapat didelagasikan kepada bawahan, dapat disebabkan: (1) bawahan belum mempunyai kemampuan (2) secara efektif dan efisien lebih tepat wewenang tersebut diberikan kepada spesialist.
Sumber: http://cokroaminoto.blogetery.com/2010/03/11/kepemimpinan-dalam-organisasi-6/ - tanggal  7 maret 2012 pukul 00:49

Macam dan Fungsi Staf
Ada dua macam staf, yaitu:
1.     Staf pribadi / Staf Penasihat (personal staf )
Staf penasihat , dibentuk untuk memberikan saran, bantuan, dan jasa kepada seorang manajer.  Staf penasihat juga memberikan saran-saran kepada pimpinan terhadap semua bidang yang menjadi tugas dan tanggung jawab pimpinan. Apabila diperlukan manajer dapat menunjuk atau mengangkat staf penasihat dalam bidang perencanaan, pengorganisasian, pemberian motivasi, pengawasan, dan pengambilan keputusan.

Agar saran-saran yang diberikan kepada pimpinan merupakan saran yang sudah matang, obyektif dan telah diuji serta diteliti kebenarannya, maka saran-saran itu harus digarap melalui suatu proses. Proses pemberian saran tersebut melalui kegiatan sebagai berikut :
1.      Pengumpulan data dapat dilakukan dengan mengadakan penelitian atau riset.
2.      Mengadakan analisis fakta-fakta, informasi-informasi yang diterima
3.      Mengadakan evaluasi atau penilaian
4.      Membuat berbagai alternatif atau kemungkinan
5.      Mengadakan pemilihan dari berbagai kemungkinan yang dianggap paling baik
6.      Membuat kesimpulan
7.      Merumuskan saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan dalam suatu bentuk tertentu sehingga mudah dan cepat dipahami oleh pimpinan.

2.     Staf Spesialis / Pelayanan
Memberikan saran, konsultasi, bantuan, dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi. Bertanggung jawab ke tingkatan-tingkatan organisasi yang bermacam-macam, seperti tingkatan divisi, tingkatan bagian, ataupun tingkatan cabang yang berdiri sendiri. Fungsi utama staf pelayanan adalah memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya dalam bentuk kegiatan-kegiatan operasional, bukan memberikan saran atau pertimbangan. Staf ini sering di sebut asisten yang mempunyai tugas bermaca-macam untuk satu atasan dan biasanya bersifat generalis. umumnya ini diperbantukan manajer tingkat tinggi (top manajer).
Sumber: http://www.ut.ac.id/html/suplemen/ekma4333/macam_staf.htm - tanggal 15 Maret 2012 – jam 23:09

WEWENANG
      Mengapa manajer dapat memerintah karyawan. Pada situasi yang normal, manajer dapat membuat karyawan mengerjakan apa yang ia perintahkan. Mengapa manajer dapat mendapatkan hak untuk memerintah.
Ada dua pandangan yang menjelaskan wewenang formal (resmi):

1. Pandangan klasik (classical view)
Wewenang datang dari tingkat paling atas, kemudian secara bertahap diturunkan ke tingkat yang lebih bawah

2. Pandangan penerimaan (acceptance view)
Sudut pandang wewenang adalah penerima perintah, bukannya pemberi perintah. Pandangan ini dimulai dengan pengamatan bahwa tidak semua perintah dipatuhi oleh penerima perintah. Penerima perintah akan menentukan apakah akan menerima perintah atau tidak.

KEKUASAAN
          Kekuasaan adalah kemampuan untuk menggunakan pengaruh pada orang lain; artinya kemampuan untuk mengubah sikap atau tingkah laku individu atau kelompok. Kekuasaan juga berarti kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan, atau kejadian. Kekuasaan tidak sama dengan wewenang, wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi.
Secara umum ada dua bentuk kekuasaan:

1. Pertama kekuasaan pribadi, kekuasaan yang didapat dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar pengikut mengagumi, respek dan terikat pada pemimpin.

2. Kedua kekuasaan posisi, kekuasaan yang didapat dari wewenang formal organisasi. Kekuasaan berkaitan erat dengan pengaruh (influence) yaitu tindakan atau contoh tingkah laku yang menyebabkan perubahan sikap atau tingkah laku orang lain atau kelompok.


Referensi :
http://cokroaminoto.blogetery.com/2010/03/11/kepemimpinan-dalam-organisasi-6/
http://viyan.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/15113/2_WEWENANG,+DELEGASI+DAN+DESENTRALISASI.pdf
http://www.ut.ac.id/html/suplemen/ekma4333/1.3.htm
http://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi

PERBEDAAN KEKUASAAN DAN WEWENANG

Kekuasaan mempunyai peranan yang dapat menentukan nasib berjuta-juat manusia. Oleh karena itu, kekuasaan (power) sangat menarik perhatian para ahli ilmu pengetahuan kemasyarakatan. Adanya wewenang maupun kekuasaan merupakan suatu pengaruh yang nyata atau potensial. Mengenai pengaruh tersebut, lazimnya diadakan perbedaan, sebagai berikut:
1) Pengaruh bebas yang didasarkan pada komunikasi dan bersifat persuasif.
2) Pengaruh tergantung atau tidak bebas menjadi aktif.
a) Pihak yang berpengaruh membantu pihak yang dipengaruhi untuk mencapai tujuannya.
b) Pihak yang berpengaruh mempunyai pengaruh di dalam kemampuan.


Kekuasaan
Kekuasaan adalah kewenangan yang didapatkan oleh seseorang atau kelompok guna menjalankan kewenangan tersebut sesuai dengan kewenangan yang diberikan, kewenangan tidak boleh dijalankan melebihi kewenangan yang diperoleh  atau kemampuan seseorang atau kelompok untuk memengaruhi tingkah laku orang atau kelompok lain sesuai dengan keinginan dari pelaku (Miriam Budiardjo,2002) atau Kekuasaan merupakan kemampuan memengaruhi pihak lain untuk berpikir dan berperilaku sesuai dengan kehendak yang memengaruhi (Ramlan Surbakti,1992).

Sudut Pandang Kekuasaan
Kekuasaan memiliki 2 sifat yaitu:

-       Kekuasaan Bersifat Positif
merupakan Kemampuan yang dianugerahkan oleh Tuhan kepada individu sebagai pemegang kekuasaan tertinggi yang dapat memengaruhi dan mengubah pemikiran orang lain atau kelompok untuk melakukan suatu tindakan yang diinginkan oleh pemegang kekuasaan dengan sungguh-sungguh dan atau bukan karena paksaan baik secara fisik maupun mental.

-       Kekuasaan Bersifat Negatif
Merupakan sifat atau watak dari seseorang yang bernuansa arogan, egois, serta apatis dalam memengaruhi orang lain atau kelompok untuk melakukan tindakan yang diinginkan oleh pemegang kuasa dengan cara paksaan atau tekanan baik secara fisik maupun mental. Biasanya pemegang kekuasaan yang bersifat negatif ini tidak memiliki kecerdasan intelektual dan emosional yang baik,mereka hanya berfikir pendek dalam mengambil keputusan tanpa melakukan pemikiran yang tajam dalam mengambil suatu tindakan, bahkan mereka sendiri kadang-kadang tidak dapat menjalankan segala perintah yang mereka perintahkan kepada orang atau kelompok yang berada di bawah kekuasannya karena keterbatasan daya pikir tadi. dan biasanya kekuasaan dengan karakter negatif tersebut hanya mencari keuntungan pribadi atau golongan di atas kekuasannya itu. karena mereka tidak memiliki kemampuan atau modal apapun selain kekuasaan untuk menghasilkan apapun, dan para pemegang kekuasaan bersifat negatif tersbut biasanya tidak akan berlangsung lama karena tidak akan mendapatkan dukungan sepenuhnya oleh rakyatnya.
Di negara demokrasi, dimana kekuasaan adalah ditangan rakyat, maka jalan menuju kekuasaan selain melalui jalur birokrasi biasanya ditempuh melalui jalur partai politik. Partai partai politik berusaha untuk merebut konstituen dalam masa pemilu. Partai politik selanjutnya mengirimkan calon anggota untuk mewakili partainya dalam lembaga legislatif. Dalam pemilihan umum legislatif secara langsung seperti yang terjadi di Indonesia dalam Pemilu 2004 maka calon anggota legislatif dipilih langsung oleh rakyat.
Sumber: Wikipedia -     http://id.wikipedia.org/wiki/Kekuasaan - 11 Maret 2012 – 23.00
http://fisip.uns.ac.id/blog/pandu/2010/05/31/kekuasaan/ - 11 Maret 2012 – 23.15

Kekuasaan dalam negara dibagi menjadi tiga kekuasaan (Trias Politica) dalam buku  L’Espris des Lois yaitu :
1.            Legislatif, yaitu kekuasaan untuk membentuk undang - undang.
2.            Eksekutif, yaitu kekuasaan untuk menjalankan undang - undang.
3.            Legislatif, yaitu kekuasaan untuk mengawasi pelaksanaan undang - undang (mengadili).     (Montesquieu (1668-1755)).

Kewenangan
Kewenangan (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu. Kewenangan biasanya dihubungkan dengan kekuasaan. Penggunaan kewenangan secara bijaksana merupakan faktor kritis bagi efektevitas organisasi.
Kewenangan digunakan untuk mencapai tujuan pihak yang berwenang. Karena itu, kewenangan biasanya dikaitkan dengan kekuasaan. Robert Bierstedt menyatakan dalam bukunya an analysis of social power , bahwa kewenangan merupakan kekuasaan yang dilembagakan. Seseorang yang memiliki kewenangan berhak membuat peraturan dan mengharapkan kepatuhan terhadap peraturannya.
Wewenang merupakan hak berkuasa yang di tetapkan dalam struktur organisasi sosial guname laksanakan kebijakan yang di perlukan.
Dalam hal ini wewenang ada 3 macam, yaitu sebagai berikut :
1) Wewenang kharismatik, merupakan wewenang yang dimiliki oleh seseorang karena kharisma kepribadiannya.
2) Wewenang tradisional, merupakan wewenang yang bersumber dari tradisi masyarakatnya yang berbentuk kerajaan
3) Wewenang rasional,merupakan wewenang yang berlandaskan sistem yang berlaku

Untuk menjamin pelaksanaan wewenang diperlukan sistem penghubung antara pemimpindengan warga yang dipimpinnya. Alat penghubung yang teratur itu di sebut birokrasi. Birokrasi adalah organisasi yang bersifat hirarkis (bertingkat-tingkat) secara rasional.
Tujuan birokrasi adalah agar pelaksanaan kekuasaan secara administratif menjadi lancar sesuai dengan kehendak pemimpin atau warga masyarakat. Pembagian kekuasaan yang hirarkis adalah urutan vertikal dari kepala, wakil sekretaris, pembantu utama dan seterusnya.
Ciri-ciri birokrasi dan cara terlaksananya adalah sebagai berikut:
a. Adanya ketentuan yang tegas dan resmi mengenai kewenangan yang didasarkan kepada peraturan umum, yaitu ketentuan hukum dan adminsitrasi
b. Prinsip pertingkatan dan derajat wewenang merupakan sistem yang tegas perihal hubunganatasan dengan bawahan, di mana terdapat pengawasan terhadap bawahan oleh atasannya.
c. Ketatalaksanaan suatu birokrasi yang modern di dasarkan pada dokumen-dokumen tertulisyang disusun dan di pelihara aslinya atau salinannya
d. Pelaksanaan birokrasi dalam bidang tertentu memerlukan latihan dan keahlian yang khususdari para petugase. Bila birokrasi telah berkembang dengan penuh, maka kegiatannya-kegiatannya memintakemampuan bekerja yang maksimal dari pelaksana- pelaksananya.

kekuasaan adalah kemungkinan seorang pelaku mewujudkan keinginannya di dalam suatu hubungan social yang ada termasuk dengan kekuatan atau tanpa mengiraukan landasan yang menjadi pijakan kemungkinan itu.
wewenang merupakan hak jabatan yang sah untuk memerintahkan orang lain bertindak dan untuk memaksa pelaksanaannya. Dengan wewenang, seseorang dapat mempengaruhi aktifitas atau tingkah laku perorangan dan grup.
Sumber kekuasaan terdiri dari harta benda, status, wewenang legal, charisma, dan pendidikan. Selain itu unsure kekuasaan juga berpengaruh yaitu meliputi: rasa takut, rasa cinta, kepercayaan, dan pemujaan. Lapisan kekuasaan yaitu tipe kata, tipe oligarkis, dan tipe demokratis.

Referensi:
http://id.wikipedia.org/wiki/Kekuasaan
http://www.scribd.com/doc/26302222/Kekuasaan-Dan-Wewenang http://fisip.uns.ac.id/blog/pandu/2010/05/31/kekuasaan/